コールドメールのバウンス率を2%未満に抑える方法。

分母から始める

バウンス率とは、バウンスしたメッセージ数を送信を試みた数で割ったものです。当たり前に聞こえますが、ダッシュボードではハードバウンス、ソフトバウンス、ブロック、保留、ポリシーによる拒否が混ざっていることがよくあります。それぞれ分けて診断してください。存在しないメールボックスは、リストの品質の問題です。一時的な4xxの応答は、処理能力や評価の問題かもしれません。認証による拒否は、基盤の問題です。文面を直しても、これらの原因はどれも解決できません。

送信ドメイン、メールプロバイダー、キャンペーン、データソースごとに、直近の推移を見ましょう。アカウント全体の平均では、問題のある1つのドメインが、健全な複数のドメインの陰に隠れてしまうことがあります。2,000件の送信を試みるキャンペーンで2%なら、バウンスは40件です。そのうち28件が1つのドメインから出ているなら、すべてのメッセージを書き直すのではなく、そのドメインを止め、ターゲットとサーバーの応答を確認し、ほかのドメインを守りましょう。

5つのステータスは分けたままにする必要があります

「確認済み」が役に立つのは、チェックが何を判定したのかが見える場合だけです。「確認済みのコンタクト」というラベルの付いたエクスポートでも、キャッチオールや未確定の行が含まれていることがあります。キャンペーンへの入口は、ファイル名ではなく判定に基づいて管理すべきです。

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   有効のみを選ぶか、キャッチオールを別途オプトインで含める

   エクスポートの概要では、有効とキャッチオールの結果を分けて表示し、除外した無効または確認できない行をダウンロード前に示します。

「バウンスしない」データソースは存在しない

メールボックスは、データベースに記録された後でも変わります。メールボックスが存在するかどうかを意図的に明かさない受信システムもあります。送信のやり取りの時点では受け付け、後から拒否するシステムもあります。つまり「有効」という結果は、その時点でのリスク評価であり、コンタクトの恒久的な性質ではありません。

プロバイダーは、提供されるワークフローで評価してください。メールチェックがいつ実行されるか、無効な結果でクレジットが消費されるか、キャッチオールと不明が表示されるか、以前に保存したコンタクトが再チェックされるか、エクスポートを有効なものだけに絞れるか、です。すべてのプロバイダーで、固定した同じ企業と役職のサンプルを使ってください。メールチェック後に使える行を数え、宣伝されているデータベースの規模ではなく、その結果に値段を付けてください。

キャンペーンの結果を読み解く前に認証を

Googleは、個人のGmailアカウントに送信するすべての送信者に対し、SPFまたはDKIM、有効な正引きと逆引きのDNS、TLS、標準に準拠したメッセージを求めています。1日にGmail宛てのメッセージが5,000通前後かそれ以上の送信者は、SPFとDKIMの両方を使い、DMARCを公開し、表示上のFromドメインをSPFまたはDKIMと一致させる必要があります。Googleは、Postmaster Toolsの迷惑メール率を0.10%未満に保ち、0.30%以上を避けるよう推奨しています。これらは迷惑メール報告の指標であり、バウンス率の基準ではありません。

Yahooも同様に、大量送信者に認証を求めており、急激な送信量の増加は乗っ取られた送信者のように見えることがあると警告しています。どちらのプロバイダーも、送信量の管理と受信者が望むメールを重視しています。認証は誰が送ったかを証明するものであり、望まれていないメッセージや対象を誤ったメッセージを受け入れられるものにするわけではありません。

スケジュールを組む前に、キャンペーンの関門を作る

最も安全な構成はシンプルです。データソース → 重複削除 → チェック → 分類 → ポリシーによる判定 → シーケンサー。現時点で有効と判定され、除外イベントのない行だけが自動で通過します。キャッチオールと不明が有効の扱いを引き継ぐことはありません。オプトアウト、苦情、ハードバウンスがあると永続的な除外として記録され、今後のすべてのキャンペーンが登録前にそれを確認します。

同じコンタクトを直後に無駄に再チェックしないよう、チェック結果は保存しておきましょう。ただし、保存した結果を「そのメールアドレスはずっと有効」という主張にしてはいけません。判定、チェックに使ったサービス、日時、理由コード、キャンペーンの結果を保存しておけば、「データは毎月X%劣化する」という一律の統計に頼るのではなく、経過期間と実際に見えたリスクに応じて再チェックの方針を決められます。

送信量は、言い伝えではなく実際の反応を見ながら増やす

Googleは送信者に対して、少ない量から始めて徐々に増やし、急激な送信を避け、サーバーの応答と送信者評価を監視し、メールがバウンスしたり保留されたりし始めたら送信量を減らすよう勧めています。「メールボックス1件あたり30通」のような一律の数字は公開していません。安全な送信ペースは、プロバイダー、アカウントの経過期間、過去の送信実績、受信者の反応、メッセージ同士の類似度によって決まります。

控えめな基準値を設定し、1日の送信パターンを一定に保ち、変数は1つずつ上げてください。バウンス、4xxの一時エラー、苦情、返信の質が悪化したら、増量を止めましょう。同じような質の低いトラフィックを増やして規模を拡大しても原因は解決せず、ダメージが広がるだけです。

送信前のチェックリスト

率が上がったときの対処法

1. 影響を受けた送信系統を一時停止する。 原因を調べている間は送信を続けないでください。
2. 応答コードを分類する。 無効なメールボックス、ドメインの障害、ポリシーによるブロック、レート制限、一時的な保留を分けて扱います。
3. 集中している箇所を特定する。 送信ドメイン、メールプロバイダー、キャンペーン、データの取得元、地域、チェックからの経過期間を比較します。
4. 確定した失敗を除外する。 ハードバウンスとオプトアウトは、すべてのキャンペーンで継続して除外する必要があります。
5. 残りのキューを再チェックする。 次のバッチを送った後ではなく、再開する前に行います。
6. 以前より低いペースで再開する。 応答コードの内訳が正常に戻ってから、ペースを上げます。

よくある質問