Ein SaaS-Anbieter bucht Termine mit CFOs von Firmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden in DACH

Du verkaufst Software, die den Monatsabschluss verkürzt: Rechnungen, Bankumsätze und Kostenstellen werden automatisch abgestimmt, direkt in der Buchhaltung, die die Firma schon nutzt. Dein Käufer in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist der CFO, oder in Firmen mit 50 bis 500 Leuten öfter der Kaufmännische Leiter, der Finanzen, Controlling und oft noch Personal verantwortet. In diesem Anwendungsfall findest du genau diese Leute, schreibst sie auf Deutsch an und machst aus einem Ja ein Gespräch von 20 Minuten.

Schritt 1. Zuerst den Satz schreiben

Unserer lautet so. „Finanzverantwortliche bei Maschinenbauern, Produktionsbetrieben und Großhändlern in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit 51 bis 500 Mitarbeitenden.“ Die Branchen stehen da mit Absicht. Firmen mit Lager, Aufträgen und vielen Lieferantenrechnungen spüren einen langsamen Abschluss am stärksten. Eine Beratung gleicher Größe hat einen Bruchteil der Buchungen und ein anderes Problem.

Schritt 2. Die Filter setzen

Öffne Suche, dann Personen. Was diese Liste entscheidet, sind die Jobtitel. Die Hälfte deiner Käufer nennt sich nicht CFO.

Assistenzen, Werkstudenten und Interim-Manager rutschen über diese Titel mit hinein. Der Link unten schließt Assistenz, Werkstudent und Interim schon aus, sie erscheinen als Chips, die du entfernen kannst.

Diese Suche in Argorant öffnen

Schritt 3. Erst die Zahl, dann zwanzig Zeilen lesen

Lies die Zahl einmal pro Land, bevor du kombinierst. Deutschland trägt den Großteil der Liste, Österreich und die Schweiz deutlich weniger. Die Aufteilung zählt für den Text, nicht nur für die Menge.

• Deutschland und Österreich können sich eine Kampagne teilen. Das Deutsch ist dasselbe, das Sie auch.
• Die Schweiz verdient eine eigene Kampagne, sobald sie groß genug ist. Schweizer schreiben „ss“ statt „ß“, Preise stehen in Franken, und eine Leserin in Zürich merkt eine deutsche Mail sofort.
• Liegt die Summe über 15.000, greift ein Filter nicht. Meist fehlen die Branchen.
• Liegt sie unter 1.000, nimm die weiblichen Titel und Leiter Controlling dazu.

Dann scroll zwanzig Zeilen. Buchhalter ohne Budget, Lohnbuchhaltung und Steuerberater im Beirat sehen in einer Titelliste ähnlich aus. Sind mehr als zwei oder drei von zwanzig keine Finanzverantwortlichen, schärf die Titel, bevor du ein Wort schreibst.

Schritt 4. Liste speichern, nur gültige Adressen behalten

Klick auf Passende auswählen, wähl die Anzahl und dann Liste speichern. Ein Name, der hält, ist DACH - Machinery, mfg, wholesale 51-500 - CFO and KL.

Wenn du sie an eine Kampagne hängst, nimm nur Gültig. Jede Person aus der Suche kostet 1 Credit, außer du hast sie schon freigeschaltet. In Deutschland und Österreich sind die Regeln für unaufgeforderte geschäftliche Mails strenger als in den USA. Klär mit deiner eigenen Beratung, was für dich gilt, halte jede Mail klar beim Job der Leserin und hör sofort auf, wenn jemand darum bittet.

Schritt 5. Eine Zeile zu ihrer Situation

Eine Finanzleiterin liest die ersten zwei Zeilen und entscheidet. Die Zeile, die ihr die dritte wert ist, handelt von ihrer Firma, nicht von deinem Produkt. Sie kommt in {{custom_close_hint}} und steht in diesem Satz der ersten Mail: „der Monatsabschluss dauert [Zeile] oft acht bis zwölf Arbeitstage“. Ersetz acht bis zwölf durch das, was du bei deinen Kunden wirklich siehst.

Die Fakten stehen auf der Website der Firma. Zahl der Standorte, Gesellschaften im Ausland, eigene Logistik, viele Lieferanten. Füll die Zeile über eine Datei, die du mit CSV hochladen einspielst, oder lass Claude oder ChatGPT jede Website lesen und die Zeile schreiben. Er zeigt dir zuerst fünf Beispiele und lässt den Ersatztext stehen, wo er nichts gefunden hat.

Richte für meine Kampagne "Demo: DACH CFOs 51-500" eine persönliche Zeile namens custom_close_hint ein.
Auf Deutsch. Sie sagt, was den Monatsabschluss dieser Firma aufwendig macht, laut ihrer eigenen Website:
Standorte, Gesellschaften im Ausland, eigene Logistik, viele Lieferanten. 4 bis 10 Wörter, beginnend mit "bei" oder "mit",
z. B. "bei drei Standorten und eigener Ersatzteillogistik".
Ersatztext: "bei Firmen Ihrer Größe".
Zeig mir zuerst fünf Beispiele mit Quelle. Rate nie eine Zahl.

Schritt 6. Die drei Mails

Klick auf Neue Kampagne, häng die Liste an und öffne E-Mails. Die Anrede nutzt Vor- und Nachnamen, die übliche Form, wenn man die Person nicht kennt. {{first_name|}} hat absichtlich einen leeren Ersatztext. Ohne ihn würde ein fehlender Vorname das englische Wort „there“ drucken. Der Nachname hat keinen Ersatztext, ein Kontakt ohne Nachnamen wartet also, statt eine kaputte Anrede zu bekommen.

Eine Beobachtung zu ihrer Firma, ein Satz zu dir, eine kleine Frage. Kein Systemwechsel ist der Satz, der bei Finanzleitern die meisten Einwände vorwegnimmt.

Ein neuer Grund statt Nachhaken. Belege suchen kennt jedes Finanzteam.

Der höfliche Abschied mit der Frage nach der richtigen Person.

Schritt 7. Postfächer für 2.500 Personen in 5 Wochen

Kaltakquise geht nie über deine Hauptdomain. Sie läuft über eigene Postfächer auf Domains, die nach dir aussehen, zum Beispiel eine kurze Variante deines Markennamens. Wenn eine davon müde wird, legst du sie still, und deine echte Domain bekommt davon nichts mit.

Die Rechnung für diese Kampagne. 2.500 Personen in 5 Wochen sind etwa 100 neue Personen pro Werktag. Jede bekommt drei E-Mails, sobald sich die Nachfassmails überlagern, sind das rund 300 E-Mails am Tag. Bei 5 Kaltmails pro Postfach und Tag brauchst du also etwa 60 Postfächer.

Zwei Wege dahin. Unter Ansprache, Postfächer verbindest du Postfächer, die du schon hast, von Google, Microsoft oder jedem anderen Anbieter. Oder du lässt dir neue Microsoft-365-Postfächer auf neuen Domains einrichten. Die gibt es in Paketen ab 100 Postfächern, du brauchst dafür keinen Tarif, und sie verbinden sich von selbst mit deinen Kampagnen. 100 Postfächer schaffen 500 Kaltmails am Tag, also Luft für eine zweite Kampagne.

Neue Postfächer warten mindestens 24 Stunden, bevor sie senden. Das Aufwärmen ist dabei und startet ausgeschaltet. Schalte es für neue Postfächer ein und lass es ein bis zwei Wochen laufen, bevor die volle Menge rausgeht. Erhöhe nie das Limit pro Postfach, um schneller zu sein. Mehr Postfächer sind der richtige Hebel.

Bei deutschsprachigen Lesern zählen Absenderdomain und Absendername mehr als in den USA. Eine .de-Domain und ein echter deutscher Name in der Signatur lesen sich wie ein Mensch. Trag bei jedem Postfach {{sender_last_name}} ein, denn die erste Mail unterschreibt mit Vor- und Nachnamen.

Schritt 8. Zeitplan und Start

Im Schritt Absender des Assistenten sind alle verbundenen Postfächer angehakt. Nimm die raus, die zu anderen Kampagnen oder Marken gehören. Die Mails rotieren über die Postfächer, die übrig bleiben, und jedes hält sein eigenes Tageslimit ein.

Im Schritt Zeitplan stellst du die Zeitzone der Empfänger ein, hier Deutschland / Mitteleuropa, nicht deine eigene. Lass das Versandfenster bei 09:00 bis 17:00, Wochenenden auslassen an und den Abstand zwischen zwei Mails pro Postfach bei 60 bis 120 Minuten. Reiner Text bleibt an, so sieht die Mail aus wie von einem Menschen und hat kein Tracking-Pixel.

Im letzten Schritt liest du die Zusammenfassung, als hätte jemand anderes die Kampagne gebaut: Zielgruppe mit den gewählten Stufen, Sequenz mit Wartezeiten, Absender, Start und Tempo. Dann Kampagne starten. Ohne Absender und Leads geht das nicht, und Postfächer im ersten Tag halten den Start auf, bis sie bereit sind. Danach prüfst du im Tab Einstellungen, dass Bei Antwort stoppen und der Bounce-Schutz an sind. Der Bounce-Schutz pausiert die Kampagne, wenn mehr als 10 % zurückkommen, sobald 100 Personen angeschrieben sind.

Schritt 9. Antworten und gebuchte Termine

Jede Antwort landet in der Unibox, aus allen Postfächern und Kampagnen, und bekommt automatisch ein Label. Die Standardlabels sind Interessiert, Terminanfrage, Abwesend, Abmeldung und Sonstiges. Schalte in den Einstellungen zusätzlich Empfehlung und Falsche Person ein. In unserer größten Kampagne war jede vierte Antwort von einem Menschen ein Verweis auf eine Kollegin, öfter als ein direktes Ja.

Ein Ja beantwortet die Kampagne selbst, mit einer Untersequenz. Sie startet, wenn eine Antwort eines deiner Stichwörter enthält, nimmt die Person aus der Hauptsequenz und antwortet im selben Thread im nächsten Versandfenster. Eine Antwort wie „kein Interesse“ oder eine Bitte, nicht mehr zu schreiben, löst nie eine Untersequenz aus.

Leg im Tab Untersequenzen eine mit deutschen Keywords an. interessiert, gerne, Termin, mehr Informationen, Unterlagen, Preis. Keywords passen auf ganze Wörter und Phrasen, egal in welcher Schreibweise, und „not interested“ zählt nie als interessiert. Ein deutsches „kein Interesse“ ist aber eine andere Phrase. Lies in der ersten Woche, welche Antworten getroffen werden, und nimm ein Keyword raus, das bei den falschen anschlägt.

Zwei konkrete Zeiten und ein Ausweg. Ein Ja zu einer Uhrzeit ist eine Antwort, ein Link ist eine Aufgabe.

Jeden Morgen filterst du die Unibox nach Terminanfrage und Interessiert. Das sind die Gespräche, die eine Antwort von einem Termin entfernt sind. Schlag eine konkrete Zeit vor statt nur einen Link, und häng deinen Buchungslink als zweite Option an. Wenn der Termin steht, setz das Label auf Termin gebucht, damit deine Zahlen ihn zählen. Verweise beantwortest du am selben Tag: kurz bedanken, die genannte Person anschreiben und den Namen der Person nennen, die dich geschickt hat.

Wenn du lieber aus Claude oder ChatGPT arbeitest, kann dein Assistent die Unibox lesen, Antworten nach Label sortieren und Entwürfe schreiben. Gesendet wird erst, wenn du es bestätigst. Wie das geht, steht im Anwendungsfall Alles aus Claude oder ChatGPT steuern.

Was du erwarten kannst

Die Spannen unten kommen aus unserem eigenen Versand, hochgerechnet auf 2.500 Personen. Unsere gesunde Kampagne, zwei Mails an eine Liste nur mit gültigen Adressen, aus Postfächern mit 5 Kaltmails am Tag, kam auf 1,3 % Antworten von Menschen pro angeschriebener Person. Kampagnen aus überlasteten Postfächern lagen bei 0,3 %. Ein Fünftel der Antworten von Menschen sagt Interesse, ein Viertel verweist auf eine Kollegin oder einen Kollegen. Das sind Richtwerte, keine Zusagen. Angebot, Zielgruppe und Text verschieben sie stark. Die Antwortquote in Argorant zählt auch Abwesenheitsnotizen mit und liegt deshalb höher. Vergleiche diese Werte mit der Antwortquote ohne Abwesenheit.

Finanzverantwortliche im Mittelstand antworten seltener als Betriebsleute, und sie antworten vorsichtig. Ein typisches Ja ist eine Frage nach der Anbindung an ihre Buchhaltung. Hab für die Systeme, mit denen dein Produkt arbeitet, eine Antwort in einer Zeile parat, denn genau diese Antwort entscheidet über den Termin.

Zeitlich sieht das so aus. Die ersten Antworten kommen in der ersten Woche, 65 % aller Antworten kommen innerhalb einer Stunde nach Eingang der Mail und 84 % auf die erste Mail. Nach 5 Wochen hat jede Person die ganze Sequenz bekommen, eine Woche später ist fast alles da, was noch kommt. Bleibt der Wert nach ein paar hundert Personen nahe null, prüfe zuerst die Zustellung und erst dann den Text.

Dasselbe aus Claude oder ChatGPT

Mit Argorant verbunden baut dein Assistent dieselbe Liste aus einer Bitte und fragt, bevor er einen Credit ausgibt.

Das ganze Setup steht in Alles aus Claude oder ChatGPT steuern.